Control de inventario para tu tienda: guía práctica

Casi todas las tiendas que conozco en Guatemala llevan inventario de una de dos formas: en la cabeza del dueño, o en un cuaderno que solo el dueño entiende. Las dos funcionan, y funcionan bien, hasta un punto exacto: el día que contratas a alguien más, el día que abres el segundo punto de venta, o el día que te das cuenta de que llevas tres meses empujando un producto que apenas te deja unos centavos por unidad.

Este artículo no es sobre software. Es sobre la práctica: cómo se cuenta, qué se anota, qué significa cada diferencia y qué haces con ella. Si al terminar decides que tu cuaderno te alcanza, habrás decidido bien y con la información en la mano.

Qué estás midiendo cuando llevas inventario

No es un número por producto. Son tres:

• Existencia física — cuántas unidades hay de verdad, en el estante y en la bodega.
• Existencia teórica — cuántas dice tu registro que hay.
• Costo — cuánto te costó cada una, puesta en tu tienda.

Todo el control de inventario es el trabajo de mantener la existencia física y la teórica pegadas, y de conocer el costo con suficiente precisión para poner precio. La mayoría de las tiendas empieza con la existencia en la memoria y el costo en el recuerdo de la última factura del proveedor. Ahí nacen casi todos los problemas que vienen después.

Cuatro palabras que vas a necesitar, sin adornos:

• Merma — producto que sale sin haberse vendido.
• Punto de reorden — el nivel de existencias en el que tienes que volver a pedir.
• Rotación — qué tan rápido se vende lo que tienes guardado.
• Ajuste — la corrección que haces cuando lo contado no coincide con lo apuntado.

El conteo físico: cómo hacerlo para que sirva de algo

Hay dos formas de contar y no compiten entre sí.

Conteo total. Cierras, cuentas todo, ajustas todo. Una o dos veces al año, normalmente a fin de año o antes de la temporada fuerte. Es pesado, se hace de noche o un domingo, y sirve para poner el reloj en cero.

Conteo cíclico. Cuentas unos cuantos productos cada semana, rotando, de modo que en el año todo se contó varias veces. Es lo que de verdad sostiene el control, porque encuentra el problema mientras todavía se puede rastrear.

Si vas a hacer solo una de las dos, haz la cíclica. Y si vas a hacer conteo cíclico, empieza por los productos que más dinero mueven, no por los que más unidades tienen. Veinte productos cada semana es un ritmo que se sostiene. Ochocientos productos de una vez es un ritmo que se abandona el segundo sábado.

Las reglas que hacen la diferencia entre un conteo que sirve y uno que solo te cansa:

• Congela lo que estás contando. Con la tienda cerrada, o al menos sin vender ese producto mientras lo cuentas. Si alguien cobra una caja de leche a mitad del conteo, tu número no describe nada.
• Cuenta por ubicación, no por lista. Recorre el estante y anota lo que ves. Si vas con el listado del sistema en la mano, tu ojo confirma el número que ya leyó. Este error es más común que el robo.
• Dos pares de ojos, o dos pasadas. Uno cuenta y otro anota; o tú cuentas y vuelves a contar solo las diferencias grandes antes de ajustar.
• Define la unidad y no la cambies. Doce gaseosas no significan lo mismo si compras por caja y vendes por unidad. Escoge la unidad en la que vendes y cuenta siempre en esa.
• Cuenta también lo que está apartado, prestado, dañado o en exhibición. Existe, y está costeado.
• Ajusta el mismo día. Un conteo que se ajusta ocho días después describe una tienda que ya no existe.
• Guarda el conteo anterior. Una diferencia sola no dice mucho. La misma diferencia tres veces seguidas en el mismo producto dice todo.

Conteo físico por sucursal desde el teléfono

Por qué el inventario cuadra en papel y no en la bodega

Cuando el número no da, estas son las causas, más o menos en el orden en que aparecen en una tienda pequeña:

• Venta que nunca se registró. El fiado, la venta rápida al conocido, el producto que salió mientras se atendía a otro cliente.
• La recepción no fue igual a la factura. Pediste 24, llegaron 22, alguien firmó 24. A partir de ese momento tu registro y tu bodega viven en mundos distintos.
• Unidades mezcladas. Compras por caja de 12, vendes por unidad, y alguien descontó una unidad pensando en una caja.
• Devoluciones que no volvieron al registro. El cliente devolvió, el producto regresó al estante, nadie lo apuntó.
• Producto que el negocio se consumió. La muestra, el que se abrió para enseñar, el que se regaló con la promoción.
• Daño y derrame que nadie anotó. Se quebró, se mojó, se aplastó en la estiba.
• Robo. De afuera y de adentro. Existe, y hay que decirlo.
• Error de conteo. El más frecuente de todos, y el último que la gente sospecha.

Una regla que te va a ahorrar disgustos: la primera vez que algo no cuadra, el sospechoso más probable es el registro, no la persona. Descarta el proceso antes de acusar a alguien. Y una diferencia a la que no le pusiste causa es una diferencia que se va a repetir el mes entrante, porque nunca la arreglaste.

Devoluciones que reponen existencias y dejan nota de crédito

Mermas: ponles nombre o se convierten en “se perdió”

Merma es todo producto que salió sin generar una venta. Su valor no es una curiosidad: es costo, y sale de tu utilidad exactamente igual que si te lo hubieran comprado y no te hubieran pagado.

Lo que convierte la merma en información útil es la causa. Estas son las que vale la pena separar:

• Robo — te lleva a revisar cámaras, accesos y el proceso de caja.
• Daño — te lleva a revisar cómo se estiba, se transporta y se manipula.
• Vencimiento — casi nunca es un problema de bodega. Es un problema de compras: compraste de más o compraste demasiado temprano.
• Error de conteo — te lleva a capacitar a quien cuenta, o a cambiar cómo se cuenta.
• Faltante del proveedor — te lleva a revisar la recepción, o al proveedor.
• Promoción o muestra — no es una pérdida, es un gasto de mercadeo. Sepáralo o vas a creer que te están robando.
• Devuelto al proveedor — salió, pero te lo van a pagar o reponer.

Mide la merma en quetzales al costo, no en unidades. Cincuenta unidades de bolsas plásticas y tres unidades de una crema cara no son el mismo problema, aunque las unidades digan que sí.

En Cuadra, cada salida que no es una venta se registra con su causa, y el reporte de mermas te la muestra agrupada por causa y por sucursal, con el valor perdido en quetzales, el porcentaje que representa del costo de lo vendido y los productos que más te están costando.

El reporte de mermas, por causa y por sucursal

Punto de reorden: el número que evita el “fíjese que ya no hay”

El punto de reorden es el nivel al que tienes que pedir de nuevo para que la mercadería llegue antes de que se te acabe. La forma básica:

Punto de reorden = (venta diaria promedio × días que tarda tu proveedor) + inventario de seguridad

Un ejemplo, con números inventados solo para mostrar la mecánica: vendes en promedio 6 shampoos al día, tu proveedor tarda 5 días en entregarte, y quieres 2 días de colchón. Son 6 × 5 = 30, más 6 × 2 = 12. Tu punto de reorden es 42. Cuando bajes a 42, ordenas.

El inventario de seguridad es donde se decide si el número sirve. Depende de dos cosas: qué tanto varía tu venta diaria, y qué tan impredecible es tu proveedor. Un producto que vende 6 todos los días necesita poco colchón. Uno que vende 0 tres días y 25 el sábado necesita mucho más, aunque el promedio sea el mismo.

La versión formal de esa idea usa la desviación estándar de la venta diaria en lugar del promedio a secas. El motor de sugerencias de compra de Cuadra calcula la media y la desviación estándar de tus ventas diarias, y arma el colchón con 1.65 desviaciones estándar por la raíz de los días de entrega más los días de seguridad — un nivel de servicio de alrededor del 95%. No necesitas hacer esa cuenta a mano para entender lo que dice: mientras más brincona sea la venta de un producto, más tienes que guardar de él para no quedar mal.

Dos advertencias guatemaltecas:

• Los días de entrega no son los mismos todo el año. Diciembre no es marzo, y un proveedor que sube de la capital al interior no tarda lo mismo en temporada de ferias. Revisa el número por temporada en lugar de dejarlo fijo.
• El punto de reorden no aplica a producto de moda o de temporada. Para eso no quieres reponer, quieres vender lo que compraste y cerrar. Son decisiones distintas.

Costo promedio o último costo: cuál usas y para qué

Compraste 10 unidades a Q8.00 y después 10 a Q11.00. Vendes una. ¿Cuánto te costó?

• Último costo: Q11.00. Es fácil de llevar y refleja lo que te cuesta reponer hoy. Su defecto es que tu utilidad sube y baja con cada cambio de precio del proveedor, aunque tú no hayas hecho nada distinto.
• Costo promedio ponderado: Q9.50. Es (10 × Q8.00 + 10 × Q11.00) ÷ 20. Suaviza los saltos y describe mejor lo que en promedio te costó lo que tienes guardado.
• PEPS, primero en entrar primero en salir: Q8.00 hasta agotar el primer lote, y después Q11.00. Es el más fiel a la realidad física y el más pesado de llevar a mano, porque exige seguirle la pista a cada lote.

Para una tienda, el promedio ponderado es la respuesta correcta casi siempre. Pero guarda el último costo en la cabeza para una cosa distinta: poner precio. El precio mira hacia adelante, hacia lo que te va a costar reponer; la utilidad mira hacia atrás, hacia lo que efectivamente te costó lo que vendiste. Si pones precio con un costo promedio viejo mientras tu proveedor ya te subió, vas a estar vendiendo barato sin darte cuenta.

Dos detalles que la gente olvida al calcular el costo:

• El flete y el acarreo son parte del costo del producto, no un gasto aparte. Si traes mercadería del puerto o de la capital, repártelo entre lo que trajiste.
• Las bonificaciones cambian el costo. Si te dan 13 por el precio de 12, tu costo unitario real es el total dividido entre 13.

En Cuadra el costo que guardamos por producto es un promedio ponderado: cada compra que recibes lo recalcula con la cantidad y el precio del lote nuevo, y las ventas no lo mueven.

Producto vencido y producto que no se mueve

Son dos problemas distintos y se resuelven distinto.

Vencido. Sácalo, regístralo como merma con causa de vencimiento y anota su valor al costo. Después haz la pregunta que importa: ¿por qué llegó a vencerse? Si el mismo producto se te vence dos veces, tu punto de reorden está demasiado alto, o el empaque que te vende el proveedor es demasiado grande para tu rotación. La solución no está en la bodega, está en la orden de compra.

Lo que sí se resuelve en la bodega:

• Lo que vence primero, al frente. Cuando llega mercadería nueva, va atrás. Suena obvio y es lo que más se incumple.
• Etiqueta la fecha al recibir, no al vender.
• Revisa quincenalmente los productos de vida corta. Un producto con 20 días de vida encontrado a tiempo todavía se vende con descuento; encontrado tarde es basura.

No se mueve. Un producto sin venta en 90 días es capital dormido ocupando el espacio de algo que sí vende. Tus opciones son bajarle el precio hasta que se mueva, amarrarlo en combo con algo que sí sale, devolverlo al proveedor si tu acuerdo lo permite, o regalarlo como cortesía y anotarlo como merma promocional. La única opción mala es dejarlo ahí un año más porque algún día se vende.

El número que te dice si esto te está pasando es la rotación: costo de lo vendido en el período, dividido entre el inventario promedio al costo. Compárala entre tus propias categorías antes de compararla con cualquier referencia de afuera: la rotación normal de abarrotes y la de ferretería no se parecen en nada.

En Cuadra, cuando sacas producto vencido lo registras como merma con causa de vencimiento y el reporte te dice cuánto te costó. La fecha de vencimiento de cada lote no la lleva el sistema: esa sigue viviendo en la etiqueta del producto y en tu revisión quincenal.

Qué hacer si tu inventario ya está descuadrado

No intentes reconstruir el pasado. No se puede, y el intento es lo que hace que la gente abandone.

Semana 1. Escoge 20 productos: los que más dinero mueven, no los que más unidades tienen. Cuéntalos con la tienda cerrada. Ese conteo es tu punto de partida, no una acusación sobre lo que pasó antes.

Semana 1, el mismo día. Escribe en media página cómo entra una compra, cómo sale una venta, cómo se anota un daño y quién puede ajustar. Pégala en la bodega. Un proceso que solo vive en tu cabeza no es un proceso.

Semanas 2, 3 y 4. Cuenta esos mismos 20 productos cada semana. Anota la diferencia y anota la causa. Cuando no sepas la causa, escribe “no sé” — es información, y vas a querer saber cuántos “no sé” tienes.

Día 30. Mira tus causas. La que más se repite es tu problema real, y en mi experiencia casi nunca es la que pensabas al empezar. Arréglala antes de ampliar.

Día 31 en adelante. Agrega los siguientes 50 productos.

Veinte productos sostenidos durante un año le ganan a ochocientos productos abandonados en la segunda semana. Siempre.

Y cuándo el cuaderno deja de alcanzar

El cuaderno alcanza mientras tú seas la única persona que registra, la única que compra y la única que cuenta. Deja de alcanzar cuando pasa cualquiera de estas cosas:

• Alguien más vende y necesitas saber qué salió sin preguntarle.
• Tienes dos sucursales y quieres mover mercadería entre ellas sin perderle la pista.
• Quieres saber tu margen por producto, no tu venta total.
• Las diferencias aparecen y no puedes rastrear cuándo empezaron.

Cuadra es el sistema de punto de venta e inventario que hacemos en Guatemala, y esta es la parte del inventario, sin adornos: las existencias bajan solas con cada venta del mostrador; el conteo físico se hace desde el teléfono eligiendo sucursal, viendo lo que dice el sistema y escribiendo lo contado, y queda registrado como un movimiento de recuento por cada línea que tuvo diferencia; cada salida que no es venta lleva su causa; el reporte de mermas agrupa por causa y por sucursal en quetzales; cada producto puede tener su punto de reorden y hay sugerencias de compra basadas en tu propia velocidad de venta; y el costo es promedio ponderado. El plan Pro cuesta Q249.00 al mes y hay 14 días de prueba.

El punto de venta que descuenta la existencia al cobrar

Cómo elegir un sistema para tu tienda en Guatemala

Y si después de leer todo esto tu conclusión es que con contar 20 productos cada sábado en el cuaderno resuelves tu problema — hazlo. El control de inventario es una práctica antes que un programa, y la práctica es la parte que no se compra.

Preguntas frecuentes

• ¿Cada cuánto debo hacer un conteo físico en mi tienda? Un conteo total una o dos veces al año, y conteos cíclicos cada semana sobre un grupo pequeño de productos que va rotando. Los conteos cíclicos son los que de verdad mantienen el inventario cuadrado, porque encuentran el problema cuando todavía puedes rastrear de dónde salió.
• ¿Qué es una merma y cómo la registro? Merma es todo producto que sale sin venderse: robo, daño, vencimiento, muestras, errores de conteo o faltantes del proveedor. Regístrala siempre con su causa y valórala al costo, en quetzales. Sin causa, la merma es un número que no te deja arreglar nada.
• ¿Cómo calculo el punto de reorden de un producto? Multiplica tu venta diaria promedio por los días que tarda tu proveedor en entregarte, y súmale un inventario de seguridad. Mientras más varíe la venta de ese producto día a día, más grande tiene que ser ese colchón.
• ¿Uso costo promedio o último costo? Costo promedio ponderado para medir tu utilidad, porque describe lo que en realidad te costó lo que vendiste. Último costo como referencia al poner precio, porque es lo que te cuesta reponer hoy. Las dos cifras contestan preguntas distintas.
• Mi inventario no cuadra. ¿Me están robando? Puede ser, pero es el último sospechoso, no el primero. Las causas más frecuentes son ventas sin registrar, recepciones que no coincidieron con la factura, unidades de medida mezcladas y errores de conteo. Descarta el proceso antes de acusar a una persona.
• ¿Necesito un sistema para llevar control de inventario? No al principio. Un cuaderno con conteos cíclicos y causas anotadas funciona mientras tú seas la única persona que registra. Un sistema empieza a valer la pena cuando otra persona vende, cuando tienes más de una sucursal, o cuando necesitas saber tu margen por producto y ya no te basta con la venta total.