¿Te alcanza la App FEL gratis de la SAT?

La SAT te da una herramienta para facturar que no cuesta nada: el aplicativo gratuito FEL, disponible en la Agencia Virtual y en la App FEL. Mucha gente asume que es una versión recortada y que "de verdad" hay que pagarle a un certificador. No es así. Para buena parte de los negocios en Guatemala, la herramienta de la SAT hace todo lo que necesitan. Este artículo dice qué hace exactamente, con la documentación de la SAT en la mano, y en qué momentos concretos deja de alcanzarte.

Qué es la herramienta gratuita de la SAT

El Régimen de Factura Electrónica en Línea nació con el Acuerdo de Directorio 13-2018 y te deja dos caminos para emitir y certificar: la emisión gratuita por la Agencia Virtual y la App FEL, donde la SAT misma es el certificador, o los certificadores autorizados, con costo. Hoy hay 18 certificadores en el listado oficial de la SAT. El aplicativo gratuito está en portal.sat.gob.gt, en Servicios Tributarios > Factura Electrónica en Línea (FEL); la App FEL es la aplicación móvil de la SAT, también gratuita, para App Store, Play Store y App Gallery.

Si te habilitas como emisor usando estos aplicativos no tienes que acreditar a la SAT como certificador: ese paso es automático. El certificado de firma electrónica tampoco tiene costo. La propia SAT describe su aplicativo como "funcional para profesionales, servicios técnicos, pequeños contribuyentes, o para cualquier empresa que su volumen de facturas emitidas se lo permita", y a los certificadores de pago como funcionales "para empresas con altos volúmenes de facturas emitidas". Es decir, la SAT no pone un número: pone una condición práctica, el volumen que puedas manejar escribiendo cada factura a mano.

Lo que sí hace

• Emite los tipos de DTE que corresponden a tu régimen. El régimen FEL define 20 tipos —de la factura y la factura de pequeño contribuyente a las notas de crédito y débito, el recibo por donación o la constancia de exención del IVA— y al emitir "el sistema automáticamente desplegará los documentos según tu Régimen Tributario".
• Hace notas de crédito y de débito. En la App FEL, desde la consulta de DTE emitidos, un documento vigente ofrece Anular, Aplicar Nota de Crédito y Aplicar Nota de Débito.
• Anula documentos, considerando el plazo de presentación de la declaración mensual del IVA, y permite pedir la reversión de una anulación si te equivocaste.
• Sirve con varias sucursales. Al emitir eliges el establecimiento y solo aparecen los que tengas activos en el RTU; en la App FEL dejas uno predeterminado y filtras la consulta por establecimiento.
• Permite que otra persona facture por ti. Desde la Agencia Virtual delegas permisos a un colaborador con NIT registrado, en cuatro roles: Consulta móvil, Operador móvil, Operador-FEL y Consulta-FEL.
• Hace carga masiva. Descargas una plantilla de Excel de la Agencia Virtual, la llenas y la subes, para cinco tipos de documento: FACT, FPEQ, FAPE, FACA y FAAE.
• Factura por voz desde la App FEL, disponible para pequeños contribuyentes.
• Imprime en formato ticket, con tu logotipo y textos adicionales al pie, además del tamaño carta.
• Genera y presenta declaraciones sugeridas y preelaboradas con valor cero desde la App FEL: SAT-2046 de Pequeño Contribuyente y las formas SAT-2241, SAT-2290 y SAT-2280 según su vigencia.
• Emite en 27 monedas, marca exportación, te avisa por correo y notificación push cada vez que te emiten o te anulan un DTE, y en la Agencia Virtual permite emitir con hasta 5 días de antigüedad dentro del mes en curso.

Para habilitarte necesitas acceso a la Agencia Virtual, datos actualizados en el RTU, al menos un establecimiento activo, estar afiliado al IVA (o al ICT en régimen primario y pecuario, cuando corresponda) y tener localizado tu domicilio fiscal. Y un detalle que conviene tener claro desde el principio: el colaborador al que le delegas permisos emite y anula con la firma y la contraseña asociada del titular, es decir las tuyas.

Te alcanza si...

• Emites pocas facturas al día y no te pesa escribir cada una a mano.
• Vendes servicios, o productos que se repiten poco y cambian seguido.
• Trabajas solo, o con una persona a la que le puedes delegar permisos.
• No necesitas controlar existencias: no llevas bodega, o la llevas en un cuaderno y te funciona.
• Te basta con saber cuánto vendiste, porque tu costo lo tienes claro de memoria.
• Tienes una sucursal, o dos que operan de forma independiente.
• No necesitas que la factura salga sola desde otro sistema: caja, tienda en línea, agenda.

Si te reconociste en esa lista, la herramienta de la SAT te alcanza. Cierra la pestaña y sigue con tu día: pagar por facturar, en tu caso, es pagar por nada.

Ya no te alcanza cuando...

Abres la segunda sucursal y quieres compararlas

Facturar desde dos establecimientos sí se puede: eliges el establecimiento al emitir y filtras los documentos por establecimiento. Lo que la herramienta de la SAT no hace es decirte cuál sucursal está ganando y cuál está perdiendo, porque no conoce tus costos ni tus existencias. Ves documentos por sucursal; no ves resultados por sucursal.

Contratas a alguien que también factura

Los permisos delegados resuelven el acceso, no el control. El colaborador emite con la firma y la contraseña asociada del titular —las tuyas—, así que no hay un usuario propio con su propia clave, no hay corte de caja por persona y no hay un reporte que te diga cuánto vendió cada quien. Cuando el dinero pasa por más manos que las tuyas, eso empieza a importar.

Usuarios, turnos y comisiones por persona

Necesitas que la venta descuente el inventario

Aquí la SAT es explícita sobre su propio aplicativo: las descripciones de productos o servicios se ingresan de forma manual. No hay catálogo de productos guardados, ni precios guardados, ni existencias: cada línea de cada factura se escribe otra vez. Con cinco facturas al día es un minuto. Con cuarenta es tu tarde, y es donde entran los errores de precio.

Inventario: existencias que bajan con cada venta

Quieres saber cuánto ganaste, no cuánto vendiste

La consulta de DTE te da el valor de tus ventas del mes. Es el dato que la SAT necesita y lo entrega bien. Pero tu utilidad es ventas menos costo, y la SAT nunca supo lo que te costó la mercadería. Si estás tomando decisiones de precio, de compra o de qué producto dejar de vender, ese número no está ahí ni puede estarlo.

Reportes: margen, estado de resultados y comisiones

Quieres facturar desde donde ya estás vendiendo

La documentación técnica del régimen FEL —los servicios web, los esquemas XSD, los casos de prueba— está dirigida a los certificadores y a los emisores con sistemas propios o contratados que transmiten sus DTE a un certificador acreditado. Las vías documentadas del aplicativo gratuito son el formulario web, la App FEL y la carga masiva por Excel. Si quieres que tu punto de venta, tu tienda en línea o tu agenda emitan la factura solas, ese camino pasa por un certificador.

El punto de venta que emite la factura al cobrar

Cómo decidir en dos minutos

Cuenta cuántas facturas emites en tu día más ocupado y multiplícalo por lo que tardas en escribir una en la app. Si el resultado te parece razonable, quédate con la herramienta de la SAT. Si te incomoda, o si te encontraste en cualquiera de los cinco momentos de arriba, lo que necesitas no es otra forma de facturar: es un sistema que ya sepa lo que vendes, a qué precio y qué te costó, y que emita la factura como consecuencia de la venta y no como un trámite aparte.

Cuadra es una de esas opciones: un punto de venta con FEL integrado para Guatemala, donde la venta descuenta inventario, cada empleado entra con su propio usuario, el inventario y los reportes son por sucursal y la factura se certifica al cobrar. El plan Pro cuesta Q249.00 al mes e incluye 250 DTE al mes, y después Q0.75 por documento; Premium cuesta Q500.00 al mes, incluye 500 DTE y después Q0.50 por documento. Hay 14 días de prueba sin cobro, hay otras opciones en el mercado y hay 18 certificadores autorizados: compara antes de decidir. Y si después de leer esto concluiste que la herramienta de la SAT te sirve, esa también es una respuesta correcta.

Facturación FEL certificada ante la SAT, desde la venta

Preguntas frecuentes

• ¿Cuánto cuesta facturar con la herramienta de la SAT? Nada. La SAT responde que la emisión de DTE en sus sistemas no tiene costo si el contribuyente usa el aplicativo web de la Agencia Virtual o la App FEL, y el certificado de firma electrónica que te dan al habilitarte tampoco tiene costo.
• ¿Cuántas facturas puedo emitir con el aplicativo gratuito? La SAT lo describe como funcional para profesionales, servicios técnicos, pequeños contribuyentes "o para cualquier empresa que su volumen de facturas emitidas se lo permita". El límite es práctico: cada descripción se escribe a mano.
• ¿Puedo emitir notas de crédito y de débito con la App FEL? Sí. Desde la consulta de DTE emitidos, un documento vigente ofrece Anular, Aplicar Nota de Crédito y Aplicar Nota de Débito; ambas son tipos de DTE del régimen FEL.
• ¿Sirve si tengo más de una sucursal? Sí para facturar: al emitir eliges el establecimiento y solo aparecen los activos en el RTU, y puedes filtrar tus documentos por establecimiento. Lo que no te da es inventario ni resultados por sucursal.
• ¿Puede mi empleado facturar desde su propio teléfono? Sí. Desde la Agencia Virtual delegas permisos a un colaborador con NIT registrado, con el rol Operador móvil para emitir y anular desde la App FEL, o Consulta móvil si solo debe consultar. Ten en cuenta que la firma y la contraseña asociada que usa son las del titular.
• ¿Puedo conectar la herramienta de la SAT a mi punto de venta? Las vías documentadas del aplicativo gratuito son el formulario web, la App FEL y la carga masiva por Excel. La documentación técnica de servicios web del régimen está dirigida a certificadores y a emisores con sistemas propios o contratados que transmiten a un certificador acreditado, así que para que otro sistema emita tus facturas el camino pasa por ahí.